Power Automate: Termin├╝bersicht per Mail zusenden

F├╝r mich ergibt es in vielen Situationen Sinn, dass ich eine kurze ├ťbersicht der aktuellen Termine aus dem Microsoft Outlook f├╝r die kommenden Stunden bekomme. Diese lasse ich mir gerne per Mail zustellen. Au├čerdem kann ich diese Liste entsprechend weiterleiten, so dass auch weitere Personen davon partizipieren k├Ânnen.

Dazu habe ich mir unter „Microsoft Power Automate“ (ehemals Microsoft Flow) einen Ablauf gebaut. F├╝r mich pers├Ânlich macht es am meisten Sinn ihn als Schaltfl├Ąche zu starten. Es ist aber auch m├Âglich diesen anzupassen, um diesen zu einer gewissen Uhrzeit zu starten.

Der Ablauf sieht wie folgt aus:

  • L├Âst einen Flow manuell aus
    Es ist keine Eingabe erforderlich
  • Kalenderansicht der der Termine abrufen (V3)
    Kalender-ID: Kalender
    Startzeit: Ausdruck „utcNow()“
    Endzeit: Ausdruck „addHours(utcnow(),10)“
    Mit der 10 werden die Stunden angegeben, welche im Kalender abgefragt werden
  • Array filtern
    von: „value“
    Im erweiterten Modus bearbeiten „@not(equals(item()?[‚isAllDay‘], True))“
    Damit werden die ganzt├Ągigen Termine aus der ├ťbersicht ausgeschlossen
  • Variable initialisieren
    Name: „EventLists“
    Typ: Array

Ab hier wird das Array abgearbeitet:

    • Auf alle anwenden
      Ausgabe von vorherigen Schritten: „K├Ârper“
    • Html to text (Vorschau)
      Content: „Text“
    • Zeitzone konvertieren
      Objekt wurde umbenannt in „KONV Starttime“
      Basiszeit: „Startzeit“
      Formatzeichenfolge: „dd.MM.yyyy HH:mm“
      Quellzeitzone: „(UTC) Koordinierte Weltzeit
      Zielzeitzone (UTC+01:00) Amsterdamm, Berlin, Bern, Rom Stockholm, Wien
      Damit bekommt man die korrekte Zeit in einem gek├╝rzten Format ├╝bertragen
    • Zeitzone konvertieren
      Objekt wurde umbenannt in „KONV Endtime“
      Basiszeit: „Endzeit“
      Formatzeichenfolge: „dd.MM.yyyy HH:mm“
      Quellzeitzone: „(UTC) Koordinierte Weltzeit
      Zielzeitzone (UTC+01:00) Amsterdamm, Berlin, Bern, Rom Stockholm, Wien
      Damit bekommt man die korrekte Zeit in einem gek├╝rzten Format ├╝bertragen
  • Verfassen
    {
    „Terminname“: „Betreff“,
    „Startzeit“: „Konvertierte Zeit“ aus „KONV Starttime“,
    „Endzeit“: „Konvertierte Zeit“ aus „KONV Endtime“,
    „Ort“: „Standort“
    }
  • Am Arrayvariable anf├╝gen
    Name: „EventLists“
    Wert: „Ausgaben“

Ab hier wird das Array verarbeitet:

    • HTML-Tabelle erstellen
      Von: „EventLists“
      Spalten: „Automatisch“
    • E-Mail senden (V2)
      An: „E-Mail-Adresse des Benutzers“ aus „L├Âst einen Flow manuell aus“
      Betreff: „[MPA] Terminliste“
      Ich tagge alle Mails aus automatisierten Prozessen gern, um diese schneller wiederzufinden.
      Text: „Ausgabe“ aus „HTML-Tabelle erstellen“
      Priorit├Ąt: „Normal“
      Ohne Angabe der Priorit├Ąt wird diese auf „Niedrig“ definiert.

Somit erh├Ąlt man eine schnelle ├ťbersicht der Termine per Mail.
Zus├Ątzlich war dieser Ablauf ein Test f├╝r einen neuen Prozess, den ich in Zukunft erstellen und dann ebenfalls vorstellen m├Âchte.