Microsoft To Do wird ohne Cloud-Mailbox abgeschaltet

Seit dem 22. Januar 2021 ist der Zugriff auf Microsoft To Do fĂŒr Anwender, die kein Exchange Online Postfach besitzen, nur noch ĂŒber den Webzugriff ĂŒber Office.com möglich gewesen.

Ab dem 11. MÀrz 2021 wird diese Möglichkeit ebenfalls deaktiviert. Somit haben Personen ohne Cloud-Postfach im O365-Kontext keine Möglichkeit mehr Microsoft To Do zu nutzen.

Die bereits eingegebenen Daten stehen nicht mehr zur VerfĂŒgung. Sollten zum Beispiel Firmen entsprechend PostfĂ€cher in die Cloud migrieren ist der Zugriff auf Microsoft To Do wieder hergestellt. Die Daten mĂŒssen allerdings wieder neu erfasst werden.

Weitere Informationen hat Microsoft in einem Artikel zusammengestellt.

Power Automate: TerminĂŒbersicht per Mail zusenden

FĂŒr mich ergibt es in vielen Situationen Sinn, dass ich eine kurze Übersicht der aktuellen Termine aus dem Microsoft Outlook fĂŒr die kommenden Stunden bekomme. Diese lasse ich mir gerne per Mail zustellen. Außerdem kann ich diese Liste entsprechend weiterleiten, so dass auch weitere Personen davon partizipieren können.

Dazu habe ich mir unter „Microsoft Power Automate“ (ehemals Microsoft Flow) einen Ablauf gebaut. FĂŒr mich persönlich macht es am meisten Sinn ihn als SchaltflĂ€che zu starten. Es ist aber auch möglich diesen anzupassen, um diesen zu einer gewissen Uhrzeit zu starten.

Der Ablauf sieht wie folgt aus:

  • Löst einen Flow manuell aus
    Es ist keine Eingabe erforderlich
  • Kalenderansicht der der Termine abrufen (V3)
    Kalender-ID: Kalender
    Startzeit: Ausdruck „utcNow()“
    Endzeit: Ausdruck „addHours(utcnow(),10)“
    Mit der 10 werden die Stunden angegeben, welche im Kalender abgefragt werden
  • Array filtern
    von: „value“
    Im erweiterten Modus bearbeiten „@not(equals(item()?[‚isAllDay‘], True))“
    Damit werden die ganztĂ€gigen Termine aus der Übersicht ausgeschlossen
  • Variable initialisieren
    Name: „EventLists“
    Typ: Array

Ab hier wird das Array abgearbeitet:

    • Auf alle anwenden
      Ausgabe von vorherigen Schritten: „Körper“
    • Html to text (Vorschau)
      Content: „Text“
    • Zeitzone konvertieren
      Objekt wurde umbenannt in „KONV Starttime“
      Basiszeit: „Startzeit“
      Formatzeichenfolge: „dd.MM.yyyy HH:mm“
      Quellzeitzone: „(UTC) Koordinierte Weltzeit
      Zielzeitzone (UTC+01:00) Amsterdamm, Berlin, Bern, Rom Stockholm, Wien
      Damit bekommt man die korrekte Zeit in einem gekĂŒrzten Format ĂŒbertragen
    • Zeitzone konvertieren
      Objekt wurde umbenannt in „KONV Endtime“
      Basiszeit: „Endzeit“
      Formatzeichenfolge: „dd.MM.yyyy HH:mm“
      Quellzeitzone: „(UTC) Koordinierte Weltzeit
      Zielzeitzone (UTC+01:00) Amsterdamm, Berlin, Bern, Rom Stockholm, Wien
      Damit bekommt man die korrekte Zeit in einem gekĂŒrzten Format ĂŒbertragen
  • Verfassen
    {
    „Terminname“: „Betreff“,
    „Startzeit“: „Konvertierte Zeit“ aus „KONV Starttime“,
    „Endzeit“: „Konvertierte Zeit“ aus „KONV Endtime“,
    „Ort“: „Standort“
    }
  • Am Arrayvariable anfĂŒgen
    Name: „EventLists“
    Wert: „Ausgaben“

Ab hier wird das Array verarbeitet:

    • HTML-Tabelle erstellen
      Von: „EventLists“
      Spalten: „Automatisch“
    • E-Mail senden (V2)
      An: „E-Mail-Adresse des Benutzers“ aus „Löst einen Flow manuell aus“
      Betreff: „[MPA] Terminliste“
      Ich tagge alle Mails aus automatisierten Prozessen gern, um diese schneller wiederzufinden.
      Text: „Ausgabe“ aus „HTML-Tabelle erstellen“
      PrioritĂ€t: „Normal“
      Ohne Angabe der PrioritĂ€t wird diese auf „Niedrig“ definiert.

Somit erhĂ€lt man eine schnelle Übersicht der Termine per Mail.
ZusĂ€tzlich war dieser Ablauf ein Test fĂŒr einen neuen Prozess, den ich in Zukunft erstellen und dann ebenfalls vorstellen möchte.

Intune: Begrenzung bei Benachrichtigungsvorlage

Sollte zum Beispiel Aktualisierungen auf dem System fehlen, werden Zugriffe auf die Online-Dienste gesperrt. Es können automatisch Mails an die Endanwender versandt werden, wenn ein GerÀt entsprechd nicht mehr den Definitionen entspricht.

Über den Zustand des Systems wird ein definiertes Template versandt. Diese Vorlage beinhaltet eine Betreffzeile sowie den Nachrichtenblock im Textformat sowie Möglichkeiten fĂŒr Kopf- und Fußzeilen. Bei der Erstellung eines kundenspezifischen Textes fiel mir auf, dass ich auf eine Fehlermeldung stieß.

Die Fehlermeldung benannte mir, dass ich zu viele Zeichen nutzen wĂŒrde. Im Bereich der Microsoft Dokumentation wurde ich leider nicht fĂŒndig. Nach einem eigenen Test kann ich nun mitteilen, dass das Feld auf 2000 Zeichen begrenzt wird.

Vielleicht hilft diese Information anderen. Generelles findet man unter dem Link in den Microsoft Docs.

Microsoft Office Specialist O365 & Office 2019

Über Certiport ist es möglich eine Zertifizierung fĂŒr Microsoft Office-Produkte zu erlangen. Dieses ist auch wieder fĂŒr Office 365 bzw. Microsoft Office 2016 erreichbar. Anbei die aktuellsten Informationen zu den Zertifizierungen:

  • Word Associate – MO-100
    VerfĂŒgbar in deutscher Sprache: September 2019
  • Word Expert – MO-101
    VerfĂŒgbar in deutscher Sprache: Oktober 2019
  • Excel Associate – MO-200
    VerfĂŒgbar in deutscher Sprache: September 2019
  • Excel Expert – MO-201
    VerfĂŒgbar in deutscher Sprache: Oktober 2019
  • PowerPoint Associate – MO-300
    VerfĂŒgbar in deutscher Sprache: September 2019
  • Outlook Associate – MO-400
    VerfĂŒgbar in deutscher Sprache: Dezember 2019
  • Access Expert – MO-500
    VerfĂŒgbar in deutscher Sprache: Dezember 2019

Die aktuellen Übersichten zu den PrĂŒfungen sind in englischer Sprache verfasst. Weitere Informationen gibt es beim PrĂŒfungsanbieter.

Exchange – Besprechungsanfragen zentral entfernen

Es passiert immer mal wieder, dass Mitarbeiter Firmen verlassen oder eine lĂ€ngere Zeit nicht verfĂŒgbar sind. Entsprechend sind aber noch Kollegen und BesprechungsrĂ€ume durch Termin-Serien blockiert. So kann es sinnvoll sein, diese zu entfernen.

Über den folgenden Befehl werden alle Termine ab einschließlich dem heutigen Datum entfernt:

Remove-CalendarEvents -Identity Leaver@testdomain.onmicrosoft.com -CancelOrganizedMeetings

Dieses funktioniert allerdings nur, wenn die IdentitÀt noch nicht gelöscht wurde.

Es gibt auch die Möglichkeit ein Start-Datum und eine Zeitspanne zu definieren. Damit können zum Beispiel alle Termin vom 01.04.2019 innerhalb der kommenden 90 Tage gelöscht werden:

Remove-CalendarEvents -Identity Sabatical@testdomain.onmicrosoft.com -CancelOrganizedMeetings -QueryStartDate 4-1-2019 -QueryWindowInDays 90

So kann der Befehl zum Beispiel fĂŒr „Sabatical“ oder Mutterschutz-ZeitrĂ€ume genutzt werden

Über das Argument „-PreviewOnly“ ist auch eine Vorschau möglich. Diese kann zum Beispiel dem Manager des Mitarbeiters zur VerfĂŒgung gestellt werden. Damit ist eine Übergabe von Terminen leichter zu koordinieren.

Dieser Befehlssatz kann unter Nutzung von Exchange 2019 und Office 365 angewandt werden.
Genauere Informationen sind bei Microsoft zu finden.

Exchange / O365 – Postmaster-Adresse Ă€ndern

Ob in einem lokalen Exchange-System oder ĂŒber Office 365 hat jede Verbundinstallation einen sogenannten „Postmaster“. Dieser versendet die Systemnachrichten. Als fĂŒhrende Bespiele sind dort die Meldungen zu nennen, dass es eine E-Mail-Adresse im System nicht gibt oder man gegen ein Regelwerk der Instanz verstĂ¶ĂŸt.

Bei der Einrichtung wird der Postmaster auf die erste zu definierende Domain gebunden. Dieses kann bei lokalen Installationen als Referenz „postmaster@domain.local“ sein oder in der O365-Umgebung „postmaster@tennant.onmicrosoft.com“. Es handelt sich dabei um die „Standard akzeptierte DomĂ€ne“ (Default accepted domain). Dieses ist weder reprĂ€sentativ noch möchte man vielleicht diese Informationen versenden.

Über den folgenden Befehl ist dieses zu verĂ€ndern:

Set-TransportConfig -ExternalPostmasterAddress <postmaster address>

Über die jeweilige PowerShell ist die Adresse nach den eigenen AnsprĂŒchen anzuassen.

Fehler in ADMX-Template fĂŒr Outlook 365 & 2019 & 2016

Nach einer Aktualisierung der Gruppenrichtlinien fĂŒr Office 365 bekam ich eine Fehlermeldung, dass in der Datei „outlk16.admx“ in Zeile 6286 bei Zeichen 312 ein Problem besteht.

Bei der Analyse fiel mir auf, dass es einen Fehler in der ADMX-Datei unter der Nutzung der XML-Spezifikation gibt. Der Konfigurationsblock fĂŒr „L_DisableOnlineModeAuthDiagnostics“ stand leider hinter dem Eintrag „</policies>“ Somit konnte dieser nicht verarbeitet werden.

Ich verschob den Textblock vor den Eintrag und die Gruppenrichtlinien waren wieder lesbar.

Das Problem tritt beim aktuell bereit stehenden Download durch den Hersteller Microsoft auf:

Administrative Template files (ADMX/ADML) and Office Customization Tool for Office 365 ProPlus, Office 2019, and Office 2016
Version: 4768.1000
Erscheinungsdatum: 18.01.2019

Außerdem muss dieses bei beiden Vorlage-Versionen (fĂŒr 32 sowie 64-Bit) berĂŒcksichtigt werden.