Kategorie: Office

In den entsprechenden Outlook-Versionen seit Outlook 2002 (XP) gibt es die Funktion der Autovervollständigung der E-Mail-Adressen beim Eingeben in den entsprechenden Feldern.

Die Datei, die bei einer Umstellung gesichert werden muss, hat die Endung “nk2”. Sollte man sich vertippt haben, kann man, wenn man den Namen “angetippt” hat über das Drücken der Shift-Taste und dem Auswählen des falschen Eintragsmakiert werden. Über die “ENTF”-Taste wird der Eintrag entfernt.

Man kann auch durch das Löschen der Datei eine komplett neue anlegen. Dazu muss allerdings während des Löschvorgangs das Outlook geschlossen sein.

Eine weitere Variante ist die Nutzung einer Freeware NK2View. Mit der Können Einträge hinzugefügt, gelöscht oder entfernt werden.

Download

Der Office Communicaton Server  ist nur auf 64-Bit-Hardware und Betriebssystem funktionsfähig.

Ich habe gestern Abend ein paar sehr interessante Streams zum Thema OCS 2007 R2 gesehen und möchte euch in ein paar kleinen Stichpunkten mitteilen, was kommen wird:

– Java OC Mobile Client: Client außerhalb von Windows Mobile (z.B. Nokia Handy)
(OC Web Access wird dazu benötigt bzw. muss auf dem Server aktiv sein)

– “Single Number”: Der Anrufer sieht nicht, dass das Telefonat auf ein Handy weitergeleitet wurde bzw. es ist möglich vom Handy Anrufe mit der Büronummer als Identifikation zu tätigen.

– Desktop Sharing: Während einer Konversation (egal ob per IM oder Call) kann der Desktop für den entsprechenden Partner freigegeben werden. Es kann sogar die Steuerung dem entfernten Gesprächspartner übergeben werden.
Dieses funktioniert auch über den OC Web Client. Somit ist auch Hilfe auf Systemen möglich, die sich eventuell hinter einer Firewall sich befinden. Außerdem fallen mir einige weitere Szenarien ein…

– Attendant Console: Es können über ein großes Bild sogenannte Teams zusammengestellt werden, so dass man auf dem ersten Blick sieht, was bei den Kollegen los ist. Interessant kann dieses für Abteilungen sein, die nur einen Kollegen aus dem bestimmten Tätigkeitsbereich benötigen, wie z.B. Verkauf. Auf diesem Screen können die entsprechenden Kollegen zusammen geführt werden und auf einem Blick alle wichtigen Optionen entnommen werden. Eine solche Funktion kennt man aus Call-Centern.

– Chat Rooms: Es können Chaträume aufgebaut werden, so dass dort Nachrichten und Dokumente abgelegt werden können inklusive einer Historie. Diese Chaträume sind zutrittsgesteuert, so dass nur berechtigte Personen in den entsprechenden Boards arbeiten können. Dieses ist bestimmt interessant zum Beispiel für Teams mit Schichtarbeit bzw. mit weltweiten Supportern, so kann das Supporter-Team aus Japan in das Board schreiben: “Server XY ist ausgefallen”. Das Support-Team aus Deutschland wird reinschreiben “Fehler gefunden, bitte überwachen” und die Kollegen aus der USA schreiben ”Kein Fehler mehr aufgetreten.
Selbstverständlich gehören diese Kommentare in ein Ticketmanagment, mir viel aber gerade kein besseres Beispiel ein. Obwohl…. Es können so auf schnellem Wege Informationen an alle Betroffenen weitergegeben werden, die nichts mit dem Ticket zu tun haben. Wenn die Serverbetreuung ein Ticket hat “Server ausgefallen” weiß der Techniker am anderen Standort, der auf dem Server arbeiten möchte diese Info noch nicht. Mmmhhh… Möglichkeiten bilden sich…. Keine Status E-Mails mehr….

-Conferencing: Im Konferenzbereich muss ich mich glaube ich noch etwas einarbeiten. Man kann sein eigenes Konferenzing-Audio-Center erstellen. Auch dort funktioniert das Desktop-Sharing entsprechend mit mehreren Personen.

Eine Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten kann ich und will ich nicht gewährleisten.

Wer weitere Informationen haben möchte, schaut sich einfach auch die Streams an: Streams

Ich setze privat für manche Kontakte auch Skype ein. Da ich dienstlich den OC-Client nutze, habe ich mir inzwischenzeit für ein kleines Tool gebastelt bzw. nutze viel den folgenden Syntax:

callto:tel:+4900000000

Ich wollte nun einen Kontakt anrufen und entsprechend per OC-Client die Verbindung aufbauen. Leider erschien bei mir das Skype-Fenster.

Nach mehreren Tests stellte sich heraus, dass es darauf ankommt, welches Telefonie-Programm zuletzt gestartet wird. Als weitere Möglichkeit kann man in der Skype-Software allerdings auch die Verknüpfung mit dem Syntax deaktivieren.

Diese Deaktivierung rate ich allen, die den Office Communicator-Client sowie Skype nutzen, da die meisten diese Syntax wahrscheinlich eher dienstlich als privat nutzen.

Die Firma Estos bietet mit der Software “Phone Tools” eine weitere Möglichkeit schnell eine Rufnummer mit dem Office Communicator 2007 zu nutzen.

Nach dem eine beliebige Rufnummer in einem Programm wie dem Internet Explorer mankiert wurde, wird die Hotkey-Taste (im Standard F8) gedrückt und die Verbindung mit der entsprechenden Telefonnummer wird zur Verfügung gestellt.

Außerdem wird eine Tapi-Schnittstelle zur Einbindung von weiteren Applikationen zur Verfügung gestellt.

Im Dienst darf ich seit dieser Woche mit dem “Office Communicator 2007” arbeiten.

Da ich in mehreren Anwendungen mit Telefonnummern arbeite, die per Button die angegebene Telefonnummer wählen, habe ich versucht dieses in die neue Technologie zu implementieren.

Mit dem Befehl-Syntax „callto:tel:+4912345678“ kann direkt die Nummer eingebunden werden. Leider muss derzeit noch die Leertaste bestätigt werden, damit die Verbindung initiiert werden.

So muss wenigstens die Nummer nicht abgeschrieben werden. Es gibt auch ein Tool, mit dem die markierten Telefonnummern angewählt werden können, aber dazu wird es einen eigenen Artikel geben.

Es kann unter Outlook 2007 kein markierter Textblock gedruckt werden kann. Des Weiteren ist es auch nicht mehr möglich eine einzelne Seite einer Mail auszudrucken.

Man kann über die Funktion „Andere Aktionen“ im Outlook 2007 die entsprechende E-Mail mit der Funktion „Ansicht im Browser“ öffnen und die vermissten Möglichkeiten durchführen, allerdings fehlt dabei die Kopfzeile mit den Feldern „Von“, „An“, „CC“ sowie „Betreff“