Für mich ergibt es in vielen Situationen Sinn, dass ich eine kurze Übersicht der aktuellen Termine aus dem Microsoft Outlook für die kommenden Stunden bekomme. Diese lasse ich mir gerne per Mail zustellen. Außerdem kann ich diese Liste entsprechend weiterleiten, so dass auch weitere Personen davon partizipieren können.
Dazu habe ich mir unter „Microsoft Power Automate“ (ehemals Microsoft Flow) einen Ablauf gebaut. Für mich persönlich macht es am meisten Sinn ihn als Schaltfläche zu starten. Es ist aber auch möglich diesen anzupassen, um diesen zu einer gewissen Uhrzeit zu starten.
Der Ablauf sieht wie folgt aus:
- Löst einen Flow manuell aus
Es ist keine Eingabe erforderlich - Kalenderansicht der der Termine abrufen (V3)
Kalender-ID: Kalender
Startzeit: Ausdruck „utcNow()“
Endzeit: Ausdruck „addHours(utcnow(),10)“
Mit der 10 werden die Stunden angegeben, welche im Kalender abgefragt werden - Array filtern
von: „value“
Im erweiterten Modus bearbeiten „@not(equals(item()?[‚isAllDay‘], True))“
Damit werden die ganztägigen Termine aus der Übersicht ausgeschlossen - Variable initialisieren
Name: „EventLists“
Typ: Array
Ab hier wird das Array abgearbeitet:
-
- Auf alle anwenden
Ausgabe von vorherigen Schritten: „Körper“ - Html to text (Vorschau)
Content: „Text“ - Zeitzone konvertieren
Objekt wurde umbenannt in „KONV Starttime“
Basiszeit: „Startzeit“
Formatzeichenfolge: „dd.MM.yyyy HH:mm“
Quellzeitzone: „(UTC) Koordinierte Weltzeit
Zielzeitzone (UTC+01:00) Amsterdamm, Berlin, Bern, Rom Stockholm, Wien
Damit bekommt man die korrekte Zeit in einem gekürzten Format übertragen
- Auf alle anwenden
-
- Zeitzone konvertieren
Objekt wurde umbenannt in „KONV Endtime“
Basiszeit: „Endzeit“
Formatzeichenfolge: „dd.MM.yyyy HH:mm“
Quellzeitzone: „(UTC) Koordinierte Weltzeit
Zielzeitzone (UTC+01:00) Amsterdamm, Berlin, Bern, Rom Stockholm, Wien
Damit bekommt man die korrekte Zeit in einem gekürzten Format übertragen
- Zeitzone konvertieren
- Verfassen
{
„Terminname“: „Betreff“,
„Startzeit“: „Konvertierte Zeit“ aus „KONV Starttime“,
„Endzeit“: „Konvertierte Zeit“ aus „KONV Endtime“,
„Ort“: „Standort“
} - Am Arrayvariable anfügen
Name: „EventLists“
Wert: „Ausgaben“
Ab hier wird das Array verarbeitet:
-
- HTML-Tabelle erstellen
Von: „EventLists“
Spalten: „Automatisch“ - E-Mail senden (V2)
An: „E-Mail-Adresse des Benutzers“ aus „Löst einen Flow manuell aus“
Betreff: „[MPA] Terminliste“
Ich tagge alle Mails aus automatisierten Prozessen gern, um diese schneller wiederzufinden.
Text: „Ausgabe“ aus „HTML-Tabelle erstellen“
Priorität: „Normal“
Ohne Angabe der Priorität wird diese auf „Niedrig“ definiert.
- HTML-Tabelle erstellen
Somit erhält man eine schnelle Übersicht der Termine per Mail.
Zusätzlich war dieser Ablauf ein Test für einen neuen Prozess, den ich in Zukunft erstellen und dann ebenfalls vorstellen möchte.